Comment adapter le management de mon entreprise après une modification de l’organisation (télétravail, hybride, etc.) ?

Maplab x feelead
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6/4/2022
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Diagnostiquer la situation de votre entreprise et accompagner vos managers dans votre changement d’organisation

Siemens, Capgemini, Prestashop : de nombreuses entreprises ont changé leurs organisations de travail (télétravail, hybride, déménagement, etc.), ce qui entraîne de nouvelles manières de travailler au sein de ces structures.

Des changements qui illustrent bien l’état d’esprit des salariés français aujourd’hui : 73 % d’entre eux souhaitent adopter un mode de travail hybride et près de 8/10 dirigeants se disent prêts à franchir le cap (Etude Adecco). Une vraie opportunité pour les entreprises de s’adapter à ce contexte actuel et aux mutations de la société.

Pour répondre à ces enjeux il existe un grand nombre d’organisations différentes et chaque entreprise peut y trouver son compte, en faisant la balance entre avantages et inconvénients.

👉 On vous en parle dans notre précédent article : Télétravail, flex-office, tiers-lieux, etc... : comment allons-nous travailler demain ?

De plus en plus d’entreprises prennent le pas et modifient leurs organisations. Comment tirer profit de ces changements ? Comment assurer une bonne transition vers une nouvelle organisation tant au niveau des managers que des collaborateurs ?

Afin que ce changement bénéficie à l’entreprise et à l’ensemble de ses équipes, il est tout d’abord important de bien diagnostiquer sa situation actuelle afin de prendre les bonnes décisions.

Ensuite, il est essentiel d’accompagner les équipes et plus particulièrement les managers pour qu’ils s’approprient de nouvelles manières de manager. En effet, ces derniers jouent un rôle clé dans la réussite de ces transformations. On vous en dit plus dans cet article.

Comment choisir le changement d’organisation qui convient à mon entreprise ? 

Avant de faire un changement d’organisation ou d’implantation au sein de son entreprise, il est nécessaire de faire un diagnostic de la situation actuelle. Pour qu’il soit pertinent et au plus proche des besoins de l’entreprise, cette dernière a besoin d’informations quantitatives et qualitatives fiables.

Ce diagnostic permet de récolter des données exactes comme déterminer par exemple, le temps passé par chaque collaborateur lors de ses trajets domicile-travail.

👉 Le diagnostic Maplab permet de récolter davantage d’informations fiables sur la mobilité, notamment :

- Le temps de trajet domicile-travail quotidiens des collaborateurs
- L’empreinte carbone (scope 3 dans un bilan carbone : catégorie trajets domicile-travail et déplacements professionnels)
- La santé au travers des calories brûlées par chaque collaborateur pendant leurs trajets domicile-travail
- Les coûts reliés à leurs modes de transport

En savoir plus

De cette manière, calculer ce qui est quantifiable (temps de trajet domicile-travail, amplitude horaires, etc.), permet de nous donner un indice sur le bien-être des collaborateurs pour l’améliorer. Et comme il est important de le souligner : on ne peut améliorer que ce que l’on mesure. Par exemple, une collaboratrice qui met plus d’1h30-2h tous les matins pour se rendre au travail, sera sans doute plus stressée et fatiguée en arrivant, qu’une de ses collègues qui a un temps de trajet quotidien de 30 minutes.

Si jouer sur les temps de trajet est important (mettre en place du télétravail 2 jours par semaine pour limiter les déplacements, s’implanter au plus proche de ses collaborateurs, etc...) pour préserver le bien-être de ses équipes, il n'est pas le seul facteur à prendre en compte.

En effet, un changement d’organisation entraîne de nouvelles manières de travailler et de communiquer. Cela demande donc à avoir un management qui puisse s’y adapter. Ainsi, faire un diagnostic qui permette d’obtenir des informations qualitatives (comme le ressenti des collaborateurs et les besoins de l’entreprise) est tout aussi important. Même si l’entreprise a pour objectif de changer l’organisation de sa structure, si ses salariés n’ont pas été informés, ou qu’ils se sentent exclus de la démarche, cela pourrait créer une situation de conflit et une communication difficile par la suite.

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Comment accompagner les managers dans ces transformations ?

Le mode hybride qui s’impose de plus en plus dans les entreprises, peut avoir des conséquences négatives :

En management, ce mode hybride impose de s’adapter. On ne peut pas manager des équipes de la même manière que lorsque tout se faisait en présentiel. Les modes de management doivent donc nécessairement évoluer. Pour certains, cela se fait naturellement vers un mode de management tourné vers la confiance et la bienveillance. Pour d’autres, la perte de repère que le mode hybride entraîne, les renvoie vers un management “command and control” - pourtant inadapté tant aux contraintes organisationnelles qu’aux aspirations des nouvelles générations de collaborateurs.

👉 On vous en parle dans notre précédent article : Comment manager à l'ère du travail hybride ? (feelead.com)

Accompagner les managers vers ces nouveaux modes de management est donc une condition indispensable de réussite dans la mise en place de ces évolutions organisationnelles. Cela suppose de les aider à développer de nouvelles compétences, avant tout comportementales, relationnelles et émotionnelles (dites aussi soft-skills).

Les soft-skills se définissent par opposition aux hard-skills qui regroupent les compétences techniques liées à un savoir-faire ou une expertise. On parle ainsi de compétences comportementales, cognitives ou encore sociales. Par exemple :

Aujourd’hui, les soft-skills sont considérées comme essentielles en entreprise.

L'apprentissage des postures de confiance est primordial à développer entre le manager et le collaborateur. En effet, on sait à quel point elles sont porteuses de performance et d’engagement des équipes.

On peut penser aussi à un management orienté “résultat” et non “tâche”, qui fixe les exigences sur l’atteinte des objectifs et laisse en contrepartie une grande marge d’autonomie aux collaborateurs pour les réaliser. Le manager accompagne -  ne contrôle pas - au quotidien. Il propose son aide et ses conseils, il responsabilise. Cela suppose d’apprendre à se connaître en tant que manager et à se faire confiance, afin d'en faire de même avec ses collaborateurs. 

Finalement, c'est favoriser un management tourné vers le “care”. C'est-à-dire qu'il s’appuie sur des postures clés, que l’on peut regrouper autour de 3 grandes catégories : la gestion des émotions, la gestion de la communication et la gestion des relations. 

La gestion des émotions

Dans cette première catégorie, le manager se soucie des équilibres individuels, du sien et de celui de ses collaborateurs. De manière concrète, il apprend à adopter, lorsque nécessaire, une posture basse, d’écoute et de questionnement. Il s’intéresse aux sujets de bien-être des individus - partie intégrante de son rôle. Il sait jongler entre une posture de visionnaire qui rassure et guide vers un objectif commun, et une posture d’accompagnant qui s’intègre à l’équipe pour mieux l’emmener avec lui.

La gestion de la communication  

Dans cette deuxième catégorie, il s’agit d’aider les managers à s’approprier la diversité des outils et des canaux nécessaires dans le mode hybride. Il est important de les former techniquement et aux usages : savoir utiliser le bon canal en fonction du public visé et de l’objectif recherché et, plus largement, savoir communiquer à bon escient. Il est également indispensable d’accompagner les managers dans l’intégration de soft-skills essentielles telles que l’écoute, le questionnement et plus largement la capacité à communiquer de manière bienveillante. Des postures d’empathie qui améliorent considérablement les relations aux autres qui, avec la distance, ont tendance à se déliter et à se complexifier.

La gestion des relations

Dans cette dernière catégorie, étroitement liée aux deux autres, il est important d’aider les managers dans leur capacité à favoriser l’intelligence collective. En 2021, 45% des Français sondés reconnaissaient passer moins de temps à échanger avec leurs collègues et 33% à participer de moins en moins à des sessions collectives, préférant avancer de façon isolée (Selon l'étude « Remoting Work : Quantitative Research » Managers, your employees are struggling – here's how to keep them happy - Work Life by Atlassian).
En jeu derrière cela, la capacité d’une entreprise à avancer de manière productive, à faire preuve d’innovation, à rechercher et à trouver plus rapidement des solutions et à s’adapter, avec succès, aux changements constants. Or, pour créer de l’intelligence collective, il faut que les collaborateurs échangent et travaillent ensemble dans un état d’esprit constructif - bien plus difficile en mode hybride. Il faut donc apprendre aux managers à (re)créer des moments collectifs de qualité, sous des formats adaptés aux contraintes du distanciel/présentiel. Des moments formels et informels qui doivent être provoqués et organisés pour qu’ils aient lieu et surtout, qu’ils soient plaisants, engageants et productifs.

Et dans les faits, comment cela se passe ?

Nous avons sélectionné 3 questions qui reviennent le plus souvent sur l'organisation du travail et les potentielles difficultés rencontrées. Nous vous donnons nos conseils clés pour y répondre afin d’accompagner au mieux vos collaborateurs.

 

🔍 Plusieurs de mes collaborateurs semblent assez réticents à un retour sur site. Que puis-je faire pour évoquer le sujet avec eux ?

Le plus important c’est d’être très transparent au niveau de la communication. Même si c’est un sujet “sensible”, l’éviter ou rester vague ne va pas apaiser la situation - au contraire. Vous pouvez ainsi programmer un échange en posant des questions pour comprendre ce qui peut freiner vos collaborateurs et surtout essayer de trouver des solutions.

Prenons un exemple d’une entreprise qui a décidé de revoir l’organisation du travail de ses collaborateurs. En effet, après les différents confinements, ses employés semblaient réticents à un retour en 5j/5j sur le site de l’entreprise basée au cœur d’une grande ville. Les managers ont donc décidé de sonder de manière plus précise les besoins et les ressentis de leurs équipes. Après une analyse fine des résultats, ils se sont rendus compte qu’une majorité des personnes étaient favorables à faire du télétravail à domicile ou dans un espace de coworking plus proche de chez eux.

L’entreprise a décidé, en fonction de ses contraintes budgétaires et organisationnelles, de louer plusieurs espaces de coworking pour que ses collaborateurs puissent y travailler. Le rythme qui a été choisi est de 4 jours de télétravail à domicile ou en coworking et 1 jour sur le site. Cette modification de l’organisation a permis aux collaborateurs d’être moins fatigués et de faire moins de déplacements dans la semaine tout en maintenant le contact.

Ce changement a été bénéfique pour l’entreprise qui a pris en compte les ressentis de ses salariés. Ainsi, sonder les opinions de ses collaborateurs est important afin de comprendre leurs réticences et leurs besoins. Il est possible de le faire grâce à des entretiens individuels ou par équipe ou à des négociations annuelles obligatoires ou à des sondages. 

En savoir plus : MyMaplabPro 


🔍 Je suis manager et j’ai du mal à trouver une organisation idéale pour maintenir le contact avec mes collaborateurs à distance. Comment puis-je m’y prendre ?

Nous pensons qu’il peut être pertinent d'accompagner les managers.

Par exemple, avec le cas d’un laboratoire pharmaceutique qui a mis en place une nouvelle organisation. Afin d’aider ses managers à développer et adopter de nouvelles postures, l’entreprise a initié en 2021, un programme d’accompagnement des managers. L’enjeu était de taille puisque face à l’hybridation du travail, le laboratoire avait constaté une forte baisse d’engagement, remontée par ses collaborateurs. Les managers, confrontés à de nouvelles modalités de travail en hybride, avaient du mal à trouver leurs marques et à fédérer leurs équipes. 

Ce programme, axé sur 3 piliers clés a été construit pour être au plus près de la réalité des managers. Il a ainsi donné lieu à des parcours intégrant une part importante d’accompagnement en situation de travail, avec des sessions de coachings individuels et collectifs.

🔍 Je suis manager et j'enchaîne les réunions à distance avec mes équipes sans temps de pause avec l’impression de travailler en mode robot. Comment changer le rythme ? Ou introduire des moments de pause ?

Si on gagne parfois en productivité avec des réunions à distance plus courtes et plus focus, on perd en effet le côté informel et les moments de respiration des réunions en présentiel.

Quelques conseils pour vous aider :

Pour reprendre le cas d’une entreprise dans le secteur bancaire, l'hybridation du travail a entraîné une surcharge d’activité. Cela a été marqué par des enchaînements de visioconférences sans temps de respiration, une perte de liens sociaux liés au distanciel et un sentiment exprimé des collaborateurs d’être des “robots”. 

Afin de reconnecter les individus et de redéfinir les modes de communication de chacun, cette entreprise a mis en place des tests de personnalités accompagnés de débriefs en sessions collectives, pour permettre aux équipes d’apprendre - et parfois de réapprendre - à se connaître. Elle a ensuite organisé des groupes de travail pour identifier les axes d’amélioration au niveau de la communication et de la collaboration.

Finalement qu’est-ce qu’il faut retenir ?  

Si on devait résumer les points importants en une phrase c’est celle-ci : bien préparer en amont, afin d’avoir un aval fluide.

C’est-à-dire de bien prendre le temps de diagnostiquer la situation de l'entreprise et de ses collaborateurs. Cela permet par la suite de déterminer les changements les plus pertinents à effectuer : télétravail, hybride, lieu d’implantation idéal, etc.

Ensuite, accompagner les managers à de nouveaux modes de management est clé pour réussir ces évolutions d’organisations.

Enfin, il est nécessaire, avant le changement, pendant et après, de bien communiquer en interne auprès des collaborateurs. En effet, ils sont une partie prenante de ces modifications, alors ne pas hésiter pas à sonder leurs ressentis afin d’assurer une bonne transition.

👉 Article co-écrit avec l’équipe Feelead. 
feelead est une start-up qui accompagne les managers dans leur quotidien. Elle s’appuie sur une solution digitale innovante : feelead app, 1ère solution digitale d'auto-coaching qui met en action les managers afin qu'ils se développent de manière rapide, autonome et durable sur leurs soft-skills.

feelead app est associée à un accompagnement personnalisé et une offre de services associée : conseil, coaching, qui permet de proposer des dispositifs complets, au plus près des besoins et des enjeux de chaque entreprise.

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