Télétravail, flex-office, tiers-lieux, etc... : comment allons-nous travailler demain ?

Enora Le Roux
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26/1/2022
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Organisation du travail : Décryptage des nouvelles tendances

Depuis mars 2020 et la mise en place contrainte du télétravail dans la majorité des entreprises, nous vivons une révolution de nos organisations du travail. Pour cause : 1/3 des salariés ont dû télétravailler du jour au lendemain, obligeant les entreprises à s’adapter rapidement.

Selon Hello Work en 2021, 61% des actifs sont prêts à télétravailler à 100% et 82% des recruteurs pensent que le télétravail est durable. Des chiffres qui illustrent bien que c’est une pratique qui a su convaincre. Pour de nombreux actifs, revenir à du 100% présentiel n’est pas viable, et souhaitent un mix des deux.

Face à ce constat, les entreprises doivent donc s’adapter afin de tirer bénéfice de ces changements : décryptage sur ces nouvelles organisations du travail.

Quels sont les différents types d’organisation du travail ?

Depuis le 100% présentiel qui était la caractéristique principale de notre organisation du travail avant la crise sanitaire, nous observons que de nouvelles organisations ont émergé autour du télétravail et de la flexibilité.

Télétravail

Activité professionnelle exercée à distance (d'une entreprise), grâce aux outils de télécommunication (Le Robert).

Contrairement aux idées reçues, le télétravail n’est pas limité au travail à domicile mais peut intégrer le travail à distance depuis tout type de lieux espace coworking, café, etc....

Attention, travailler dans les bureaux satellites (succursales qui sont physiquement distinctes du site principal) ne sont pas pris en compte dans le télétravail au niveau de la législation, même si la pratique y ressemble.

Hybride

Le travail hybride est une forme d’organisation du travail où l’employé partage son temps entre le bureau, la maison ou tout autre lieu : café, bibliothèque, espace coworking, etc. (Guide Télétravail)

Tiers-lieux

Peut se définir comme un espace ouvert où des individus peuvent se réunir pour travailler, s’approprier des savoirs et/ou des compétences, pour se rencontrer ou simplement échanger de façon informelle. (Tactis)

Loin d’être unique, le tiers-lieux intègre une très large typologie d’espaces :

Source : France Tiers-Lieux, rapport 2021

Nomade

C’est la possibilité de travailler de n’importe où (ailleurs qu’au bureau). Pas uniquement en terme d’espace physique, mais également d’espace temps. Cette notion est davantage répandue chez les travailleurs en freelance, surtout dans certains secteurs d’activités (communication, marketing, web…). Un travailleur nomade, c’est une personne qui travaille quand il le souhaite (ou le peut), et surtout d’où il veut dans le monde. (Relyance)

Desk sharing

Le desk sharing est le fait de ne pas avoir de poste attitré pour chaque collaborateur au sein de l’entreprise. Les salariés peuvent donc s’installer où ils le souhaitent. Les bureaux sont souvent agencés en open-space. Le desk sharing se fait uniquement au sein de l’entreprise.

Flex-office

Cette organisation ressemble à celle du desk sharing, à la différence qu’avec le flex-office, le collaborateur peut choisir son poste de (télé)travail quotidien en dehors du site de l’entreprise : espaces de co-workings, tiers-lieux, etc. La pratique du flex-office est aussi d’aménager les espaces différemment pour qu’ils s’adaptent aux besoins des tâches de travail par exemple : espace collaboratif, espace de concentration, etc.

Quels sont les avantages et inconvénients de chaque organisation ?

Avec ces différentes organisations du travail, on peut se demander quelle est la meilleure à mettre en place au sein de son entreprise. Évidemment, il y a des avantages et des limites à chacune d’elles : autant pour l’entreprise que pour ses collaborateurs. Détaillons-les une par une.

Télétravail

Le télétravail est monté en puissance depuis ces deux dernières années. Longtemps vue comme impossible à mettre en place par les organisations, il est en train de devenir la norme dans de nombreuses entreprises qui ont bien identifié les bénéfices qu’il peut apporter à leurs collaborateurs.

Pour les collaborateurs

Équilibre vie pro / vie perso

La suppression des trajets domicile-travail permet de dégager un gain de temps pour les activités personnelles et de loisirs pour les collaborateurs. Par exemple, au niveau national, un français passe en moyenne 50 minutes par jour pour aller au travail et retourner à son domicile. Télétravailler tous les jours permettrait donc à ce même français de gagner 16h par mois de temps afin de vaquer à ses occupations personnelles.

Santé

La suppression des trajets implique aussi d’éliminer le stress et la fatigue associés à ces déplacements. Cela a donc un impact positif sur la santé mentale et physique du collaborateur.

Pouvoir d’achat

Avec la suppression des déplacements, l’opération est très rentable pour les salariés qui viennent en voiture, soit les 3/4 des salariés. En effet en additionnant l’ensemble des coûts reliés (dépréciation du véhicule, assurance, entretien, carburant, etc...), le coût total peut rapidement dépasser les 3000 €/an pour les salariés habitant à plus de 15km de leur lieu de travail.

Les temps de trajet impliquent souvent des dépenses supplémentaires pour le foyer : temps de garde des enfants plus longs, heures de ménage, ... Autant d’activités qui peuvent être assurées personnellement grâce aux heures de trajet économisées.

Des économies pour le porte monnaie des collaborateurs, qui augmentent donc leur pouvoir d'achat.

Accidents du travail

Les accidents sur les trajets domicile-travail sont la première cause d’accidents mortel du travail. Ne plus avoir à effectuer ces déplacements au quotidien permet d’éviter ces risques.

Possibilité de mieux avancer dans son travail

Sans les interruptions et le bruit qu’un collaborateur peut avoir au bureau, il peut davantage se concentrer comme il le souhaite sur ses tâches quotidiennes sans être dérangé.

Autonomie

Télétravail veut aussi dire ne pas être managé au bureau. Cela donne une pleine autonomie au collaborateur qui se sent valorisé par cette confiance.

Pour les entreprises

Amélioration de la qualité de vie

Avoir une vie pro et vie perso plus équilibrée, baisser l’impact de la santé (stress, fatigue), permet d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Productivité

Tous les bénéfices liés à un meilleur équilibre vie pro / vie perso, baisse du stress et de la fatigue des trajets domicile-travail, ambiance propice à la concentration, etc... permettent d’augmenter la productivité du collaborateur, et donc, celle de l’entreprise.

Un temps de travail préservé et des coûts évités

Lorsque les trajets domicile-travail dépassent 40 minutes, les salariés passent en moyenne 16 min de moins sur le lieux de travail que leurs collègues (Paris Worplaces SFL-IFOP, 2018).

De plus, les accidents de trajet, la fatigue et le stress liés à nos déplacements quotidiens sont des sources d’arrêts maladies et de surcoûts pour l’entreprise. En effet, plus de 13% des accidents du travail avec arrêt sont dus au déplacements domicile-travail (DARES, 2016).Dans ces conditions, la suppression des déplacements pendulaires constitue un bénéfices double pour l’entreprise et le collaborateur.

Empreinte carbone

Les trajets domicile-travail ont un fort impact sur l’empreinte carbone de l’entreprise. Le fait d’être en télétravail supprime les rejets de CO2 des déplacements. C’est donc un impact positif pour l’environnement et la stratégie RSE de l’entreprise.

Coûts immobiliers

Plus de télétravail, c’est par définition moins de présence au bureau et donc moins de m² nécessaires. Une opportunité pour l’entreprise quand on sait que l’immobilier représente le 2e poste de coût des entreprises...

🤔 Avoir ses collaborateurs en télétravail c’est avoir des bureaux vides. Il y a un grand enjeu immobilier pour les entreprises, qui voient leurs bureaux être occupés différemment... ce qui peut s’avérer être un bénéfice potentiel : choisir des locaux plus petits et à plusieurs endroits stratégiques, réduire ses coûts immobiliers, etc. On vous en parle dans notre prochain article !

Il existe cependant des limites à ce mode de travail pour les collaborateurs...

Sentiment d’appartenance

S’il peut convenir à certains collaborateurs, d’autres peuvent se sentir déconnectés de leurs collègues et de l’entreprise. Cela joue sur leur sentiment d’appartenance à l’entreprise, et augmente leur solitude. Un facteur qui fait baisser le bien-être du collaborateur et joue sur sa santé mentale.

Frontière vie pro / vie perso

Pour d’autres, c’est une difficulté à arrêter leur journée de travail, ce qui entraine davantage d’heures travaillées par rapport aux horaires de bureaux (plus de trajet domicile-travail, suppression des pauses, allongement des horaires). Un problème en ce qui concerne la distinction entre vie perso et vie pro.

"Effet machine à café”

Ou comment les moments de pause sur le lieu de travail à plusieurs permettent de resserrer les liens, de résoudre des problèmes de manière informelle, d’échanger des idées, d’accroître sa créativité... Ne plus les avoir peut donc avoir un effet négatif sur la créativité des collaborateurs, leur appartenance à l’entreprise et leur santé mentale.

Risque de sédentarité

Par définition on ne se déplace plus pour aller travailler. L’absence de marche à pieds ou de trajet à vélo peut avoir des impacts sur la santé des collaborateurs. De plus les postures sont parfois inadaptées (depuis son canapé par exemple) et peuvent entraîner des troubles musculaires et squelettiques lourds. En témoigne l’augmentation significative du nombre de lombalgies après le 1er confinement (Etude Santé Public France, 2020)

Inégalités

Tous les salariés n’ont pas le même domicile, le même équipement, la même connexion internet... Les récents confinements ont mis en perspective de fortes inégalités que l’entreprise peu partiellement combler en aidant le collaborateur à mieux équiper son domicile : bureau, matériels informatiques, éclairages, etc...

... Mais aussi pour l’entreprise :

Management

Le management se voit transformé, et peut poser des difficultés s’il n’est pas adapté au télétravail (pas de confiance, surplus de travail, bien-être collaborateur mis à mal, etc.).

Communication changée

Moins d’échanges directs, et il peut y avoir un risque de mauvaise compréhension et de mauvaise ambiance qui s'installe (absence du langage corporel quand on est à distance,etc.).

Hybride

Après avoir vu les bénéfices et les limites du télétravail, l’organisation du travail hybride pourrait être profitable aux collaborateurs et à l’entreprise. Elle permet de réunir tous les bénéfices du télétravail et de pallier ses limites.

“80% des salariés interrogés aiment le mode de travail hybride avec 1 à 2 jours par semaine hors de l’entreprise”. (Sondage OpinionWay pour Empreinte Humaine - juin 2021)

Cette organisation permet de tirer tous les avantages du télétravail : suppression sur les jours télétravaillés des trajets domicile-travail (réduction des coûts financiers, baisse de l’empreinte carbone et davantage de temps personnel), meilleur équilibre vie pro / vie perso, amélioration de la QVT et de la productivité.

Une solution qui permet aussi d’effacer une bonne partie des contraintes du télétravail. Grâce à un temps de présence en entreprise par semaine, les relations interpersonnelles entre collègues et managers / collaborateurs permet de réduire voire d’éviter le sentiment de solitude.

L’enjeu de l’immobilier reste néanmoins un sujet crucial. Avec un temps de télétravail par semaine, les bureaux ne sont pas occupés à 100%. Une opportunité pour réduire les coûts immobiliers : des plus petits bureaux avec des plus grands taux d’occupation / jour. Attention à bien organiser les temps de présence en entreprise pour ne pas engorger les bureaux le même jour !

Cependant, l’organisation du travail hybride peut altérer les relations de travail à cause d’une iniquité. En effet, beaucoup de postes ne peuvent pas prétendre au télétravail (plus des 2/3) et ces postes sont souvent ceux qui correspondent à des rémunérations plus faibles. Un enjeux fort d’inégalités sociales à ne pas négliger dans les relations sociales de l’entreprise.

Pour en savoir plus : Découvrez notre cas d'usage sur la mise en place d'un mode de travail hybride

Tiers-lieux

Cette pratique permet aussi de pallier certaines limites du télétravail et des problèmes de très longs trajets domicile-travail. En effet, certains collaborateurs peuvent avoir plus de 3h de temps de trajet par jour. Mettre en place des tiers-lieux à des endroits stratégiques permet de :

Attention cependant au manque de cohésion qu’il peut y avoir avec les tiers-lieux : le travail n’étant plus centralisé à un seul endroit, il peut y avoir des pertes d’informations et un manque de cohésion globale entre tous les collaborateurs de l’entreprise.

Tous les tiers-lieux ne se valent pas et des critères comme le confort, la confidentialité, la cybersécurité, le niveau d’équipement, ... ne doivent pas être négligés lors du processus de sélection.

Enfin les tiers-lieux doivent faire l’objet d’une véritable stratégie immobilière afin que les coûts financiers soient plus bas qu’auparavant.

Nomade

Nous entendons de plus en plus parler du mode de travail “nomade”. Assez populaire chez les freelances, elle pourrait le devenir aussi dans des entreprises. Dans cette manière de travailler, la confiance et l’organisation sont importantes.

Il y a plusieurs avantages à cette organisation, autant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

Pour le collaborateur

Pour l’entreprise

Cependant, il est important de préciser qu’avoir un mode de vie nomade peut entrainer d’autres externalités : un impact environnemental lourd, des relations d’iniquités entre les différents collaborateurs, des limites avec un management présentiel, etc.

Flex-office & Desk sharing

Le flex-office comme le desk sharing, peut aussi se faire dans les bureaux de l’entreprise : pas de place attitrée, “premier arrivé, premier servi”.

Le flex-office ressemble à l’organisation du desk sharing. À la seule différence, que c’est le collaborateur qui choisit lui-même où il souhaite travailler : dans un café, un espace de coworking dédié, etc. Il va pouvoir se rapprocher de son domicile et ainsi réduire, parfois considérablement, ses temps de trajet quotidiens.

Ces pratiques ont elles aussi quelques bénéfices :

C’est aussi un moyen de réduire les frais immobiliers pour l’entreprise. En effet, au lieu d’avoir un bureau attitré à chacun de ses collaborateurs, il y a un gain de places en mettant en place le flex-office ou le desk sharing. D’autant plus, s’il est additionné à d’autres pratiques telles que le télétravail à domicile, ou dans un tiers-lieux ou en étant nomade.

On relève un autre avantage notable pour ces deux types d’organisation : elles permettent la permutation des emplois entre différents sites de l’entreprise lorsque celle-ci est multi-sites.

Comme toute nouvelle organisation, elles peuvent s’accompagner de quelques limites :

Quelques exemples d’entreprises qui décidé de choisir ces organisations : Axa, Adidas, AirBnB, SNCF, etc...

Horaires

Pour éviter les heures de pointes et les embouteillages, un aménagement des horaires peut également être imaginé.

Plusieurs avantages grâce à cet aménagement sont notables.

Pour le collaborateur

Pour l’entreprise

Cependant, les horaires doivent être aménagés en fonction des contraintes de l’entreprise et des managers comme par exemple les réunions, les moments de brainstorming ou encore les rendez-vous clients.

Cependant, certaines fonctions supports ont besoin d’avoir des horaires fixes (service client, accueil, etc.). La souplesse des horaires est donc à voir aussi en fonction des différents métiers et contraintes.

Quelques exemples d’entreprises qui ont pris le pas

Stellantis : Mise en place du télétravail et du flex-office

Après le début de la crise du Covid-19, Stellantis a signé en avril 2020, un avenant appelé NEA (New Area of Agility) qui permet à tout employé (si son poste n’est pas lié à la production) de :

Des espaces collaboratifs, collectifs et individuels devaient être mis en place dans les bureaux.

Pour assurer une bonne installation à domicile, une aide de 10€ par mois est attribuée ainsi qu’un remboursement de la moitié des frais liés à l’équipement (avec une limite maximale de 300€).

Ce dispositif est optionnel et réversible, avec pour règle d’or : le volontariat.

Selon le DRH de Stellantis, ce nouveau projet permettrait de tendre vers un “travail hybride”, déjà initié depuis la crise sanitaire.

Novartis : Mise en place du télétravail

Novartis à quant à lui mis en place depuis début 2021 un accord de télétravail intitulé “Choice with Responsability” qui permet aux collaborateurs de choisir quand et où ils désirent travailler. Pas d’accord obligatoire du manager, ils doivent seulement le prévenir.

Une prime de 425€ pour acheter l’équipement est proposée ainsi q’une indemnité de 360€ par an.

Le président de Novartis assure que cette réflexion “n’a pas été déclenchée par la crise sanitaire” mais résulte plutôt d’une “adaptation à une nouvelle ère”

Publicis France : Nomade

Chez Publicis, un dispositif nommé “Work our Word” fait son entrée en vigueur en janvier 2022.

Annoncé dans une vidéo de meilleurs voeux, ce dispositif et permettra aux salariés en CDI depuis au moins 1 an, de choisir de travailler jusqu’à 6 semaines dans l’un des pays des 100 pays où la firme a un bureau et cela tous les ans.

Le président du directoire du groupe, A. Sadoun souligne que leur objectif est de “faire face à la guerre des talents en offrant de nouvelles perspectives à nos collaborateurs pour les fidéliser et en attirer d’autres”

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Existe-t-il une organisation du travail parfaite ?

Mettre en place une bonne organisation du travail n’est pas toujours une tâche facile. Tous les secteurs sont différents et leurs politiques engagées également, ce qui explique les multiples modes d’organisations.

Pour assurer une bonne mise en place, il faut donc prendre en considération les contraintes des managers, des dirigeants et surtout des collaborateurs qui seront les premiers impactés. C’est pour cela, qu’être bien encadré et accompagné devient indispensable.

Revoir l’organisation du travail est le point de départ d’une meilleure mobilité des collaborateurs, qui est un enjeu crucial dans ces nouvelles organisations. Avant de prendre des décisions, mesurer et simuler les bénéfices d’une nouvelle organisation deviennent nécessaires pour assurer un bon équilibre aux collaborateurs : réduction de leur empreinte carbone, de la fatigue ou du stress, de leur temps de trajet, etc.

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il n’y a pas de “meilleure” organisation du travail, il faut simplement trouver le bon compromis qui réponde aux besoins de tous les acteurs de l’entreprise pour assurer leur bien-être et pérenniser l’activité. La bonne organisation pourrait être d’en choisir plusieurs qui s’adaptent personnellement à chacun.e.

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