Cas d'usage : Optimiser son organisation pour améliorer sa productivité

Entreprise : Looney facility
Effectifs : 133
Lieux de travail : 39

Contexte

Looney facilities est une entreprise fictive de 133 collaborateurs spécialisée dans le facility management, elle s’occupe de la bonne gestion d'autres entreprises. Ses salariés travaillent dans des structures clientes afin d’y assurer l’entretien, la sécurité, la gestion des bâtiments, etc…

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Définition du facility management
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‍Le facility management est un mode de travail qui regroupe les services et les prestations nécessaires à la bonne gestion d'une entreprise. Plus de 30 métiers et 150 spécialités sont concernés :

- La maintenance
- Les services de gardiennage, de sécurité
- Le nettoyage et l'entretien des locaux
- La construction de bâtiments

Les salariés qui travaillent dans une entreprise de facility management sont souvent amenés à travailler sur des sites différents qui peuvent être éloignés de leur domicile.

Source :
appvizer.fr

Organisation

Les 133 salariés sont affectés sur 39 sites en fonction de leur compétence (métier) et des demandes des clients. La répartition des équipes dans ce contexte est d’autant plus complexe qu'il y a régulièrement de nouveaux clients, départs/arrivées de collaborateurs. L’organisation doit donc être régulièrement revue par la direction.

Certains collaborateurs font de longs trajets pour se rendre sur leurs lieux de travail et y effectuer leurs missions. Ces déplacements quotidiens sont une source de fatigue, de stress et pour ceux venant en voiture, synonyme de baisse de pouvoir d’achat.

Attentes

Pour l'entreprise, ces facteurs expliquent le départ régulier de salariés. Une logique que l'entreprise souhaite changer en restant attractive avec une organisation du travail adaptée aux besoins des collaborateurs.

Looney facilities souhaite aujourd’hui réduire son empreinte environnementale, améliorer la motivation et l’efficacité de ses collaborateurs tout en améliorant leur qualité de vie au travail. C'est pour ces raisons que l'entreprise décide d'être accompagnée dans son projet et fait appel à Maplab.

Objectif

Looney facilities souhaite procéder à une réorganisation qui rapproche les salariés de leur lieu de travail afin de répondre à ses attentes et à celles de ses collaborateurs.

Méthode

Pour chaque salarié il faut identifier le lieu de travail idéal en fonction des temps de trajet tout en tenant compte des besoins variés de chaque site : gardiennage, nettoyage, ascenseurs... À l’échelle de l’entreprise, trouver l’allocation optimale implique de mesurer des milliers de temps de trajet mais surtout des calculs d’optimisation complexes que l’équipe RH n’est pas en mesure de réaliser.

1. Recueil d'un dossier RH

Grâce au recueil du dossier RH de Looney facilities et dans le respect des règles RGPD, Maplab sera en mesure d'implémenter ces informations dans la plateforme. Pour optimiser les résultats de Maplab, ce dossier recueillera :
• Les noms et prénoms
• Les adresses personnelles des collaborateurs
• Les adresses professionnelles
• Les moyens de transport empruntés
• Les horaires de travail (ou télétravail si c'est le cas)
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2. L’identification du lieu de travail idéal pour chaque collaborateur en fonction :
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Grâce au recueil du dossier RH, Maplab est en mesure de calculer pour chaque collaborateur avec l'organisation actuelle de l'entreprise :
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• Les temps de transport
• Les coûts reliés
• L'empreinte carbone
• L'impact sur la santé
• Des compétences demandées sur chaque lieu de travail
• Des contraintes horaires

Une étape cruciale qui implique le calcul des temps de trajet vers chaque site pour l’ensemble des collaborateurs couplée à l’usage d’algorithmes d‘affectation.
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Les résultats sont probants et montrent un bénéfice majeur pour les collaborateurs qui au quotidien revient à :
• Réduire les temps de trajet de 40 min ⏱
• Baisser leurs couts de transports et l'empreinte carbone de 20% 🌱‍‍

3. Simulation d'une nouvelle organisation

Pour chaque salarié il faut identifier le lieu de travail idéal en fonction des temps de trajet tout en tenant compte des besoins variés de chaque site : gardiennage, nettoyage, ascenseurs...
Afin d'identifier de manière pertinente ce lieu, il est nécessaire de croiser trois types d'informations :
• Le temps de trajet ⏱
• Les compétences demandées sur chaque lieu de travail 💼
• Les contraintes horaires 🕦
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4. Des bénéfices concrets pour l’entreprises et ses salariés

Prenons le cas de Charlaine qui se rendait tous les jours sur le site d'Opéra et qui maintenant travaille sur le site de Boulogne. Une opération qui permet de réduire son temps de trajet de 71 minutes par jour et son empreinte carbone de 0,32kg par jour.
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🏢

Pour l'entreprise :
- Augmentation de la productivité & de la motivation de ses équipes
- Réduction de son empreinte carbone
- Amélioration de sa marque employeur

👥

Pour les collaborateurs :
- Meilleur équilibre vie pro / perso
- Amélioration de leur qualité de vie : bien-être physique et mental
- Réduction du temps de trajet quotidien
- Hausse du pouvoir d'achat

👩🏽‍💻

Pour le service RH dans la mise en place de la nouvelle organisation :
- Gain de temps (simplicité, efficacité, visibilité)
- Fiabilité des décisions

5. Et après ?

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Après plusieurs mois, l’outil a également prouvé son utilité au quotidien pour :

• Montrer à ses clients la proximité des équipes pour intervenir
• Affecter de nouveaux collaborateurs sur un site au plus proche de leur domicile
• Prendre en compte les nouveaux lieux de travail et la modification des missions / besoins des entreprises clientes.
• Faciliter la discussion autour de la mobilité lors des Négociations Annuelles Obligatoires (NAO), comme il est stipulé dans la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM).
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Au vu de l’activité de l’entreprise et de l’arrivée de nouveaux clients, cette opération est amenée à être reconduite. 🔄

Prochaine étape

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